Niveles de autoridad dentro de las empresas

Prosiguiendo con mis artículos publicados anteriormente, sobre “El valor de ser alguien en la vida” y “Mi primer empleo”.

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Artículos que te dan consejos de cómo esforzarte para poder triunfar en la vida, cómo comportarte y agregar valor a tus servicios en la empresa.

Este es un artículo más que debes tomar en cuenta al momento de comenzar tus labores dentro de una organización.

Pues bien, tienes que tomar en cuenta que la mayoría de empresas cuentan con un organigrama, el cual es una representación gráfica de su estructura interna, que se basa en los niveles de autoridad existentes.

Cuando se habla de niveles de autoridad existentes, se refiere a la representación gráfica de los lugares o departamentos, donde las personas designadas como responsables en la empresa (jefes) ejercen su actividad; en dicha actividad estamos incluidos todos los que laboramos en esa parte de la organización y su dependencia puede ser directamente de la junta directiva, presidente o gerente general; entre los departamentos que mencionamos están aquellos relacionados con las Ventas, Producción, Finanzas, informática, etc.

También en dicho organigrama se visualizan unidades de apoyo; tales como auditores y asesores, que juegan un papel muy importante en el quehacer interno o en la vida de la institución.

Tenemos que interesarnos en conocer bien cómo está conformada la empresa, cual es nuestro rol dentro de esta y cuáles son nuestras obligaciones, responsabilidades y derechos; a fin de poder identificar en qué lugar vamos a laborar, a quién debemos reportar nuestro trabajo y el respeto que debemos tener a las personas que ocupan estos cargos.

Debemos observar si dicho organigrama se visualiza o existe en algún lugar de la institución, tales como: carteleras, boletines o fue colocado en algún lugar especial; de lo contrario, debemos preguntar de quién dependerá mi trabajo y a quién tengo que reportar directamente.

Lo anterior es muy importante, no solo por el hecho de saber en qué lugar de la institución me encuentro trabajando, sino por los fenómenos internos que se suceden a menudo en la actividad diaria; me refiero a la dualidad de mandos, la cual no es otra cosa más que cuando la información o el reporte de tu trabajo lo requiere, no solo tu jefe inmediato, sino otra persona ajena a tu departamento; lo que crea confusión, incertidumbre y conflictos, que repercuten en una disminución de la eficiencia en tu trabajo.

Este es un vicio que se da muy a menudo y tenemos que ponerle fin para la buena marcha de la empresa; ya que hay personas que no respetan las líneas de autoridad o de mando.

Esto se sucede con mayor frecuencia en empresas familiares y causa problemas de baja moral en el personal.

Es recomendable que dentro de las empresas las personas se abstengan de solicitar información donde no deben y observen los canales de comunicación establecidos, aunque estén envestidos de autoridad, para la buena marcha dentro de la institución.

Los comentarios señalados anteriormente afectan los rendimientos en general dentro de la empresa y se repercute en términos financieros; básicamente en el incremento en sus costos de venta, producción o administración; lo que pone a la empresa en una situación vulnerable frente a la competencia, quienes a raíz de ese fenómeno tan sencillo pueden tomar ventaja en el mercado, el cual es muy sensible y competitivo.

Tenemos que ponerle mucha atención a lo que antes menciono, ya que he observado en los resultados que presentan algunas empresas dedicadas a medir el clima laboral y la atención al cliente muy bajas calificaciones.

Tal situación o vicio, obedece a una falta de un ordenamiento dentro de las instituciones en sus procesos productivos o actividades que se generan a diario y que no podemos cambiar; son como hojas de ruta que debemos observar, y que de no hacerlo repercuten en pérdidas para las empresas Estas pérdidas pueden surgir en la producción de bienes y servicios, distribución y entrega de productos a tiempo, calidad y empaque de los productos, degeneración en la atención al cliente, desorientación en la administración, etc.

Es recomendable y de suma importancia que el tema de los niveles de autoridad dentro de la empresa sea incluido en el programa de inducción que desarrolla y lleva a cabo el Departamento de Recursos Humanos y desarrollarlo en forma profunda, a fin de que el nuevo empleado conozca a cabalidad cuál es su rol dentro de la institución (cuáles son las reglas del juego de entrada), además, como trabajador si se detectan estos problemas en el transcurso del trabajo diario –el fenómeno de dualidad de mandos– como empleado responsable debemos reportarlo de inmediato y de forma oportuna a nuestro jefe.

En vista de que el trabajo en equipo es básico en el desarrollo de las actividades de la empresa, el organigrama viene a ser la columna vertebral sobre la cual se ordena el equipo, y tiene como finalidad el logro de las metas, los objetivos y el cumplimiento de la misión para la cual nos hemos comprometido.

La estructuración del organigrama, para que sea efectivo y práctico, es necesario que sea elaborado por un comité formado por personas que tengan la capacidad profesional y el conocimiento de las actividades de la empresa y debe ser consensuado con todo el personal involucrado; ya que dicho organigrama al igual que otras herramientas administrativas ayuda a mejorar las fases del proceso administrativo, dirección, planificación, organización y control.

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