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[Opinión] Distribución de la carga laboral

Cuando a los empleados de las oficinas se le hace la pregunta: “¿Qué tal de trabajo?”, la respuesta suele ser la misma: “Ahh… cargadísimo”, “No se imagina cuántas cosas tengo que hacer” o “Uff… tengo que multiplicarme”.
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En relación con las cargas laborales, los administradores de personal se enfrentan a dos grandes retos: por una parte, asegurarse de contar con el personal suficiente y justo para cumplir con los objetivos del área y, por otra, garantizar que dicha carga laboral esté distribuida equitativa y justamente.

Muchos supervisores estiman que les vendría bien uno o más miembros en su equipo para salir con todos sus proyectos; sin embargo, esta apreciación puede ser subjetiva y esconder algunos síntomas como: deficiencias en la distribución de tareas entre los miembros del equipo, falta de organización, deficiente administración del tiempo, priorización inapropiada, etc.

Para hacer un análisis más objetivo de las cargas laborales se utilizan técnicas procedimentales como el análisis de tiempos y movimientos (T&M, por sus siglas en inglés) y FTE (análisis del tiempo completo de trabajo).

El primero se realiza mayoritariamente con puestos operativos en los que se va registrando el tiempo que lleva a un trabajador -por ejemplo, a un cajero- ejecutar diferentes tareas: realizar depósitos, cambiar cheques, entregar efectivo, etc. Se promedia el tiempo que lleva cada transacción y a cada cajero se le asigna un promedio de transacciones por día. Esto mismo puede hacerse con personal de bodega, de reproducción, etc.

La segunda técnica se utiliza más con personal de oficina, multitarea, técnico o administrativo. Debe contarse con un listado por puesto de todas las tareas establecidas en el descriptor de cargos. A cada tarea se le va asignando un tiempo calculado en equipo sobre la base de la experiencia. Todos aquellos que ejecutan dicha tarea definen conjuntamente el tiempo y lo acuerdan con su supervisor. Este cálculo se hace sobre la base del tiempo promedio de trabajo efectivo semanal de un trabajador.

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